Material gratuito · Gestão do escritório
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Resposta rápida: O modelo de ficha de atendimento para escritório de advocacia da LexRank é um formulário gratuito com seis seções: dados do cliente, relato, documentos, conflito de interesses, LGPD e consentimento, e próximos passos. Ele padroniza a primeira reunião e ajuda a cumprir a Lei 13.709/2018 e o dever de sigilo do Código de Ética da OAB.
Resumo
A ficha de atendimento é o documento em que o escritório registra, de forma padronizada, os dados do potencial cliente, o relato do problema, os documentos recebidos e os próximos passos da primeira conversa. Sem ela, cada advogado anota de um jeito, informações se perdem entre WhatsApp, e-mail e papel, e o escritório corre riscos com sigilo e proteção de dados. A LexRank preparou um modelo gratuito, pronto para imprimir ou adaptar, que você recebe pelo formulário abaixo.
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O modelo de ficha de atendimento para escritório de advocacia da LexRank é um formulário em seis seções: dados do cliente, relato, documentos, conflito de interesses, LGPD e consentimento, e próximos passos. Cada seção traz os campos em branco para preencher durante ou logo após a primeira reunião.
| Seção | Campos principais | Por que existe |
|---|---|---|
| 1. Dados do cliente | Nome, CPF ou CNPJ, contato, endereço, como chegou ao escritório | Identificar a pessoa e registrar a origem do contato |
| 2. Relato | Resumo dos fatos, datas relevantes, partes envolvidas, pedido do cliente | Guardar a versão inicial dos fatos com as palavras do cliente |
| 3. Documentos | Lista do que foi entregue, do que falta e do meio de envio | Controlar o que está em poder do escritório |
| 4. Conflito de interesses | Partes contrárias, verificação na base de clientes, resultado da checagem | Evitar patrocínio incompatível com o Código de Ética |
| 5. LGPD e consentimento | Finalidade, base legal, dados sensíveis, ciência do titular, prazo de guarda | Documentar o tratamento de dados pessoais |
| 6. Próximos passos | Providências, responsáveis, prazos, envio de proposta de honorários | Dar continuidade ao atendimento sem depender de memória |
O arquivo vem com a tabela de campos em branco e orientações curtas de preenchimento. Você pode incluir campos da sua área de atuação, como dados do vínculo de emprego no Direito do Trabalho ou histórico de benefícios no Direito Previdenciário.
A ficha de atendimento do escritório de advocacia serve para padronizar a primeira reunião e registrar o que foi dito, entregue e combinado. Ela reduz retrabalho, facilita a passagem do caso entre advogados e cria um registro organizado para a análise de viabilidade e de conflito de interesses.
Um fluxo simples de uso é este:
A checagem de conflito merece atenção especial. O Código de Ética e Disciplina (Resolução CFOAB 02/2015) veda que advogados da mesma sociedade representem clientes com interesses opostos (art. 19), orienta a optar por um dos mandatos quando surge conflito entre constituintes (art. 20) e exige resguardar o sigilo ao atuar contra ex-cliente (art. 21). Registrar a checagem na ficha mostra que o escritório tomou esse cuidado.
O art. 9º do mesmo Código determina que o advogado informe o cliente, de forma clara, sobre os riscos da pretensão e as consequências da demanda. O campo de próximos passos ajuda a registrar que essa orientação foi dada.
A ficha de atendimento reúne dados pessoais e, muitas vezes, dados sensíveis, por isso deve seguir a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) e o dever de sigilo profissional. Colete apenas o necessário, informe a finalidade ao cliente e proteja o arquivo contra acesso não autorizado.
Os pontos de atenção mais importantes são:
A seção de LGPD do modelo traz campos para finalidade, base legal, existência de dados sensíveis, ciência do titular e prazo de guarda. A definição da base legal adequada em cada caso é decisão do escritório, como controlador dos dados.
O atendimento ao cliente em escritório de advocacia começa no primeiro contato, geralmente por WhatsApp, telefone ou formulário do site, e segue até a proposta de honorários. Ter um roteiro e uma ficha padronizada faz esse caminho mais rápido e mais seguro.
Algumas práticas ajudam: responder o primeiro contato em horário comercial com uma mensagem que explica o próximo passo; agendar a reunião com dia e horário definidos; pedir os documentos pelo canal que o escritório controla; e não discutir valores nem estratégia em mensagens abertas antes da análise. Se o contato chegou pelo site, a ficha pode trazer os dados do formulário já preenchidos, o que evita pedir a mesma informação duas vezes. O artigo sobre WhatsApp ou formulário para escritórios compara os dois canais.
Lembre que a forma de receber contatos também tem regra ética. O chatbot, por exemplo, é permitido pelo Anexo Único do Provimento 205/2021 para facilitar a comunicação, desde que não afaste a pessoalidade do atendimento. Veja o resumo das regras no artigo sobre o Provimento 205/2021 no marketing jurídico.
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A LexRank trabalha com Google Ads, SEO, GEO e sites para escritórios de advocacia, dentro do Provimento 205/2021. Mais de 130 advogados já utilizam os serviços da LexRank. Na parte de atendimento, a LexRank cria landing pages para advogados com formulários que pedem só os dados necessários, texto de privacidade e medição de cada contato recebido.
Assim, o contato que chega por Google Ads para advogados ou pela busca orgânica já entra no escritório com nome, forma de contato e assunto, pronto para a ficha de atendimento. Conheça todos os serviços na página de marketing para advogados ou fale com a LexRank para agendar uma conversa.
Uma ficha de atendimento de advogado deve ter dados de identificação e contato, relato objetivo dos fatos, lista de documentos recebidos, checagem de conflito de interesses, registro de finalidade e base legal do tratamento de dados, e próximos passos com responsável e prazo. O modelo gratuito da LexRank traz essas seis seções.
Nem sempre. A LGPD prevê outras bases legais além do consentimento, como procedimentos preliminares relacionados a contrato a pedido do titular e exercício regular de direitos em processo. O escritório, como controlador, deve definir a base adequada e informar a finalidade ao cliente de forma clara.
A LGPD não fixa um prazo único; os dados devem ser mantidos enquanto necessários para a finalidade ou para cumprir obrigação legal e exercer direitos. O escritório deve definir uma política de guarda e registrar o prazo na ficha. Quando o atendimento não vira contrato, avalie a eliminação dos dados.
Sim. A ficha pode ser preenchida em papel, em editor de texto ou em sistema do escritório. No formato digital, adote controle de acesso, senhas e cópias de segurança, como pede o art. 46 da LGPD, e evite trocar a ficha por aplicativos de mensagem sem proteção.
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